Administradores dos mais diversos ramos e que precisam gerenciar processos todos os dias
gostariam de saber: “Como otimizar o tempo gasto nas diversas atividades e como aumentar a
produtividade no meu negócio?”
Se você é Gestor de uma Clínica, sabe que ganhar tempo é ganhar dinheiro.
Realizar a gestão de uma Clínica sem a ajuda de um software não é tarefa fácil, até porque,
muitos dos profissionais que estão incumbidos de fazer esse gerenciamento não têm uma
formação específica na área, o que pode se tornar um problema.
Decerto, qualquer vantagem obtida num mercado altamente competitivo pode fazer a diferença
e colocar dinheiro no seu bolso.
Nas próximas linhas listamos algumas razões pelas quais a instalação de softwares para Gestão
de Clínicas é tão necessária e por que você deve realizar esse tipo de investimento para gerir de
maneira mais eficiente seu negócio. Continue a leitura e aproveite!
1 Automatização de processos
Cadastro de Pacientes, de Fornecedores e da Compra de Insumos, são exemplos de como
tarefas de gestão costumam ser repetitivas, e você pode gastar muito do seu tempo, todos os
meses, para realizar as mesmas atividades.
Com a implantação de um sistema, grande parte dos processos pode ser automatizada,
trazendo uma economia de tempo que pode ser aplicado em outras tarefas mais específicas da
sua área de atuação: Enviar e-mails promocionais, por exemplo.
A automação ajuda na padronização de processos, cria rotinas que podem ser medidas e
aprimoradas pelo Gestor. Pois, ajuda na troca de troca de funcionários, reduzindo o tempo e o
custo de treinamentos e permite o controle total da Clínica, através de relatórios que podem ser
configurados pelo software de gestão.
A automatização também diminui a intervenção humana em uma série de atividades e, por
consequência, o número de erros que ela pode desencadear. Inegavelmente, mesmo em casos
nos quais a interação de pessoas é necessária — como quando o sistema não aceita a inserção
de valores que não fazem sentido, por exemplo—, as falhas podem ser reduzidas.
2 Aumento da produtividade
Parte do faturamento de uma Clínica vem da sua produtividade. Uma lista enorme de pacientes
não significa mais dinheiro no caixa da empresa. Ela pode mascarar pequenos problemas que
estejam sugando os lucros da Clínica. Portanto, um um Gerenciamento do Tempo das Clínicas
trará
um aumento do faturamento e um crescimento da remuneração por Paciente.
Se sua Clínica trabalha com associados, o sistema de gestão deve controlar individualmente
cada um deles, avaliando a produtividade e permitindo que o comissionamento seja mais justo e
a rentabilidade mais alta.
Com boa parte das tarefas automatizadas, ocorrerá o aumento natural da produtividade, uma
vez que seus colaboradores terão tempo disponível para desenvolver outras atividades e
adiantar qualquer trabalho pendente.
Ao facilitar a execução de várias tarefas, também é possível observar um ganho de
produtividade decorrente do aumento da agilidade e da eficácia. Assim, resultando em situações
como poder checar um prontuário em poucos cliques, encontrar outro colaborador rapidamente,
abrir um chamado com mais facilidade, entre outras incumbências.
3 Redução de custos
Acompanhar de perto os custos da Clínica é essencial para cortar possíveis sangrias. Mas, com
o passar do tempo as tarefas vão se tornando cada vez mais complicadas e onerosas. Investir
num software passa a ser a solução mais lógica em tempos onde a tecnologia está na palma
das mãos.
Em um primeiro momento, investir em um sistema pode parecer um gasto, mas esse é um
pensamento equivocado, uma vez que a produtividade trará uma redução com os custos.
Você terá em mãos informações gerenciais que vão poder lhe auxiliar na identificação de
gargalos de gastos desnecessários. Visto que, uma vez conhecendo os pontos nos quais estão
ocorrendo desperdícios, ficará mais fácil realizar ajustes visando a um melhor aproveitamento
dos recursos.
O Controle mais assertivo na Compra e na Estocagem dos Insumos reduz a reposição indevida
e o acompanhamento dos vencimentos dos produtos, o desperdício, otimizando o
gerenciamento dos estoques e evitando a perda de dinheiro, gerando ECONOMIA .
Até mesmo o investimento em um sistema digitalizado pode ser reduzido ao se optar por
ferramentas baseadas em computação na nuvem, por exemplo, que não necessitam da
implantação de uma grande infraestrutura de TI.
4 Mais eficiência com o prontuário digital
Se sua Clínica ainda trabalha com Prontuários Físicos, você já deve estar ficando sem espaço
para armazenar tantos documentos. Uma vez que, a consulta está cada vez mais demorada e a
produtividade mais baixa.
Um bom programa de gestão vai lhe ajudar a maximizar o espaço trabalhando com a
“Digitalização do Prontuário”. Um prontuário digital pode ser facilmente encontrado e atualizado,
tendo a possibilidade de anexar imagens e informações a qualquer momento, e, ainda, ser
acessado por vários profissionais ao mesmo tempo.
A Gestão da Clínica se torna mais eficiente com todas as informações sobre os pacientes
armazenadas no mesmo local, acessível a toda a Clínica: diagnósticos, sintomas, exames
realizados, medicamentos etc. podem ser acessados pelos profissionais e gestores para
avaliações e consultas. Podendo ser impresso e entregue aos Pacientes quando exigido.
5 Otimização do agendamento de consultas e exames
Hoje em dia, uma grande dificuldade das Clínicas é com relação ao agendamento de exames e consultas. Já que, as faltas geram desperdício de tempo, de materiais e podem levar a perda de ganhos com a cadeira vazia e um Profissional ocioso, aguardando um Paciente que não veio.
Geralmente, é necessário disponibilizar um colaborador apenas para ficar ao telefone, em
contato direto com o paciente, realizando agendamento e retorno de ligações para confirmação
de consultas marcadas.
Sobretudo, uma comunicação mais eficiente pode ser feita utilizando os recursos digitais
disponíveis: mensagens de texto, WhatsApp e até mesmo SMS disparados pelo sistema
automaticamente.
Com um bom software para Clínicas , você pode cadastrar os horários disponíveis para
atendimento com um profissional da Clínica ou para realização de exames, e seus pacientes
realizarão o agendamento pela web, tudo online, rápido e prático.
O lembrete da marcação será enviado via SMS automatizado, facilitando o processo e
reduzindo custos com um colaborador exclusivo para isso.
6 Expedição de Receitas mais claras
Muitas vezes os pacientes não conseguem entender o que está escrito em uma receita. Isso
pode ocasionar equívocos, por parte deles, no momento de ingerir uma medicação, por
exemplo.
A prescrição eletrônica é uma saída para esse problema, na medida em que o profissional
realiza todo o atendimento alimentando o sistema com as informações coletadas. E no momento
oportuno, gera a prescrição que pode ser impressa, minimizando os problemas com falta de
compreensão.
7 Mobilidade no acesso a informações
Não raramente, o profissional de saúde pode ter de se deslocar até a Clínica para preencher
algum laudo ou visualizar uma informação que deveria ter verificado em algum outro momento.
Com o uso de um sistema, todas as informações podem ficar disponíveis para consulta online.
Assim, caso seja necessário atualizar algum paciente fora do horário em que o médico esteja na
Clínica, isso pode ser feito rapidamente acessando seus dados no software, por meio de um
computador ou dispositivo móvel com acesso à internet.
8 Garantia de segurança de dados
Os dados dos pacientes, sob a tutela da Clínica, precisam estar protegidos de ataques
estranhos ao Corpo Clínico. As informações devem ser preservadas com total sigilo e a
segurança necessárias.
Rotinas como senhas e firewalls devem ser implementadas para proteção dessas informações.
O sistema de gestão precisa estar preparado para impedir que os dados sejam expostos e
permitir uma auditoria interna dos acessos para coibir possíveis desvios.
Um sistema em nuvem é uma boa opção já que, nesse modelo, a segurança dos dados
geralmente é provida pelo fornecedor do software como serviço. Dessa maneira, não é preciso
se preocupar com a implementação das demais rotinas.
9 Praticidade no controle financeiro
Assim como em qualquer outro negócio, é preciso aplicar um controle financeiro eficaz para
garantir o sucesso da Clínica. Um módulo de gestão de finanças também faz parte de um
sistema para Clínicas e não demanda um conhecimento profundo sobre o tema.
Acompanhar receitas e despesas, além dos custos e gastos da empresa, pode ser feito de
maneira mais prática, já que todas as informações estarão disponíveis na tela do seu
computador. Com esses dados ao seu alcance, será possível tomar decisões mais acertadas
para garantir o futuro da Clínica.
10 Suporte Técnico Rápido e Treinamento Online
Um bom software de gestão deve vir acompanhado por uma boa retaguarda. Profissionais
dedicados e cordiais e que conheçam o sistema oferecido.
Vídeos explicativos ajudam os usuários que necessitam de mais tempo para o aprendizado e
aceleram àqueles que são como “ Tomé” e precisam ver para crer.
Portanto, uma boa biblioteca de ajuda sobre recursos e processos do sistema deve estar
presente, auxiliando as dúvidas e necessidades do usuário.
Principalmente, avalie bem o atendimento recebido pelo suporte, ele é um complemento e serve
de termômetro sobre a qualidade final do produto que você vai adquirir.
Conclusão
Como visto, os ganhos na implantação de um sistema digitalizado são vários. Com o passar do
tempo, você poderá ainda reunir informações para a geração de relatórios que serão muito úteis
para traçar metas e objetivos a ser alcançados.
Portanto, Softwares para Clínicas têm o poder de potencializar seu negócio e ser o diferencial
que sua empresa precisa para conquistar uma fatia maior do mercado.
Conteúdo produzido por Gestão da clinica
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