Gestão financeira é um assunto primordial para qualquer negócio. Mas em alguns deles nem sempre os gestores estão preparados para lidar com os muitos detalhes que envolvem esta tarefa.
Clínicas odontológicas são especialmente difíceis de gerir porque demandam altos investimentos e quase sempre são geridas pelos próprios dentistas, que acumulam essa missão com outras tantas tarefas.
Como em muitas universidades os futuros dentistas não recebem uma formação muito específica na área de gestão, é completamente compreensível a dificuldade em lidar com essa tarefa quando iniciam suas vidas profissionais.
Mas a falta da formação na área de gestão não pode ser uma justificativa para a má administração da sua clínica.
Pelo contrário, esse é mais um motivo para você ficar atento a cada detalhe do seu negócio e fazê-lo prosperar.
Mas como fazer para conciliar o dia a dia dos atendimentos como dentista com as tarefas relacionadas à gestão?
Neste artigo, vamos te dar dicas para aplicar os princípios gerais da gestão financeira e da contabilidade às especificidades da sua clínica odontológica.
Nos tópicos seguintes, vamos explicar o conceito de gestão financeira e suas principais características contextualizadas à realidade de uma clínica odontológica, além de te dar várias dicas de boas práticas para você desenvolver uma ótima gestão.
Sobre a gestão financeira e sua aplicação às clínicas odontológicas
O principal pilar da conceituação de gestão financeira é a preocupação com a rentabilidade do negócio.
Gerir uma empresa significa acompanhar de perto as finanças e tomar decisões assertivas no sentido de tornar o negócio rentável e potencializar seu crescimento.
Sendo assim, os conhecimentos técnicos da área de odontologia são fundamentais no sentido de prestar um bom serviço e oferecer um bom atendimento, mas eles não se bastam.
Ao abrir um consultório odontológico, você precisa cultivar o pensamento empreendedor, conseguindo delegar tarefas a seus colaboradores, atender os pacientes de maneira eficiente e precificar adequadamente os tratamentos ofertados.
Eficiência é a palavra-chave dentro da gestão financeira, se você quer que seu negócio prospere e passe ileso por crises como a relacionada ao atual estado de pandemia.
O objetivo de todo empreendedor é que seu negócio vá muito além da modesta missão de conseguir pagar as contas.
A ideia é que o seu negócio seja lucrativo e tenha potencial para a expansão. Então, o primeiro passo é olhar com bastante atenção para o gerenciamento dos seus recursos financeiros.
Considera-se que existe uma boa gestão financeira quando se consegue controlar as contas a pagar e a receber, além de organizar e alocar eficientemente todos os recursos.
Assim você consegue fazer projeções e manter a saúde do negócio, tornando-o cada vez mais seguro.
Isso não é o que acontece em muitas clínicas odontológicas, pois vários dentistas encontram dificuldades na execução do controle de contas.
Essa situação é bastante preocupante porque pode comprometer não só a saúde financeira do negócio, mas também o salário do próprio profissional.
Se você não conseguir desenvolver uma boa gestão financeira, seu rendimento pode ficar condicionado aos atendimentos realizados. Ou seja, quando você atender pacientes, haverá dinheiro em caixa, do contrário não haverá receita nem para as contas a pagar.
Por outro lado, com um pouco de foco, é possível adotar diariamente as boas práticas de gestão e evitar esse tipo de problema, além de expandir os negócios ao longo do tempo.
A gestão financeira prevê situações críticas como a falta de recursos e elabora soluções antecipadas.
No tópico seguinte, você vai entender melhor como essa antecipação é possível.
Benefícios de uma gestão financeira eficiente em clínicas odontológicas
Agora que você já sabe que uma gestão financeira bem executada faz toda a diferença nos negócios, nos próximos tópicos vamos falar sobre os benefícios práticos de cuidar minuciosamente desta área em um consultório odontológico.
- Você consegue avaliar a saúde financeira do seu negócio, pois quando toma a gestão financeira como uma tarefa primordial, você calcula com precisão os gastos e faturamento da clínica, detecta se sua rentabilidade é sazonal, enumera todos os investimentos, retornos e gastos imprevistos, além de repensar sobre empréstimos e financiamentos. Ou seja, você passa a entender e identificar todas as movimentações financeiras, sejam fixas ou esporádicas, e consegue planejar soluções de forma muito mais eficaz.
- Com o planejamento proporcionado pela gestão de qualidade, você consegue reduzir despesas. Ao elaborar seu orçamento, você tem a exata noção do capital disponível, separa os gastos e investimentos por grupos (fixos ou ocasionais) e identifica despesas desnecessárias ou que podem ser diminuídas.
- Você faz planos de curto, médio e longo prazo, todos eles alcançáveis. Com projeções detalhadas, você consegue visualizar os cenários futuros. E, nessas condições, a sua clínica prospera.
Com esses resultados da gestão financeira, você terá melhores condições de negociar os valores e formas de pagamentos dos tratamentos ofertados a seus clientes, além de visualizar de maneira integral todos os seus gastos fixos e não ser surpreendido pelos imprevistos. A consequência será a conquista de credibilidade e a prospecção de mais pacientes.
Boas práticas de gestão financeira para clínicas odontológicas
Nos tópicos que encerram este artigo, vamos dar algumas dicas que você pode colocar em prática hoje para favorecer a gestão financeira da sua clínica.
Nunca misture suas finanças pessoais com as da empresa
Separar sua conta bancária pessoal da conta da clínica ou consultório é uma estratégia fundamental para um bom gerenciamento.
Não se trata de uma mera formalidade. Muitas empresas vão à falência por conta do descontrole financeiro.
Quando você retira dinheiro do caixa ou da conta da empresa para bancar aquela despesa pessoal corriqueira, por menor que ela seja, você corre risco de promover esse descontrole.
Do mesmo modo, quando você usa seus recursos pessoais para cobrir despesas da clínica, as contas também não vão fechar.
Com as contas separadas, é mais fácil visualizar os gastos, pagamentos, capital em caixa e, consequentemente o lucro real da empresa.
Defina o seu salário
Ainda que você seja o dono do negócio, é preciso colocar-se como um funcionário, ou seja, uma das despesas fixas da clínica.
E o seu salário tem que estar de acordo com os recursos que a empresa pode investir. Assim, você não corre o risco de gastar mais do que realmente pode.
Mesmo quando houver um período de lucros maiores para a clínica, você não deve cair na tentação de aumentar o seu pró-labore indefinidamente.
Todo o dinheiro que entrar no caixa da empresa deve ter seu destino planejado estrategicamente. E é nesses momentos que surge a possibilidade de investir no próprio negócio, almejando sua expansão.
Portanto, fique atento, pois a expansão dos negócios pode proporcionar um aumento dos lucros de forma permanente e, aí sim, você poderá aumentar seu próprio salário.
Controle o fluxo de caixa da clínica
O fluxo de caixa pode ser definido como o controle das informações financeiras da sua clínica durante um intervalo definido de tempo.
Em outras palavras, trata-se da descrição detalhada das entradas e saídas de dinheiro, que vai proporcionar uma análise adequada sobre como anda o negócio.
Mas, para isso, é preciso manter um registro detalhado de todas as receitas e despesas, o que será bem mais fácil se você seguir as dicas anteriores e não misturar as finanças do negócio com as finanças pessoais.
Uma boa dica para controlar o fluxo de caixa é utilizar um software de gestão financeira. Existem vários no mercado com recursos que podem se adequar às suas especificidades.
Estabeleça um capital de giro
O capital de giro é uma reserva de recursos que possibilita a manutenção das contas em dia, com um equilíbrio entre receitas e despesas.
Existem muitas empresas que funcionam sem conseguir manter um capital de giro e essa situação é muito perigosa.
Se todos os seus recursos são investidos em determinado equipamento, como você fará para prospectar novos clientes ou lidar com algum imprevisto?
A solução é cuidar da gestão financeira do seu negócio com bastante atenção, porque é a partir do detalhamento das suas finanças que você conseguirá definir o capital de giro.
Fique atento a todos os dados financeiros
Quando você determina que vai estabelecer uma gestão financeira adequada para sua clínica odontológica, uma quantidade considerável de dados financeiros começam a surgir.
Não deixe de registrá-los e analisá-los com cuidado, por menores que sejam os valores envolvidos.
Se possível, utilize indicadores de desempenho, que vão te ajudar na identificação de problemas. Mas a resolução desses problemas será tarefa sua.
É claro que suas decisões não devem ser tomadas com base apenas em sua experiência ou intuição. Os dados vão te indicar o que deve ser feito.
Por isso, analise-os minuciosamente e com regularidade. Assim, as estratégias que você escolher terão potencial para gerar resultados positivos na resolução de problemas.
Nossa intenção é de que, após a leitura deste artigo, você conheça a importância da gestão financeira e se sinta mais preparado e confiante para assumir essa tarefa em sua clínica.
Agora é com você. Dê um passo de cada vez e, caso surjam dúvidas, retome as nossas dicas. Elas com certeza vão te ajudar.
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